【HRテック】年末調整の電子化とは?おすすめのHRテックについても紹介!

  • 2021年10月31日
  • 2021年10月31日
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まもなく毎年恒例の年末調整がやってきます。人事労務を担当している方からすると一番の繁忙期ですよね。こうした繁忙期を乗りこえるためにも、年末調整が効率よくできればよいと思います。年末調整について、電子化も解禁となっており効率化できるようになっています。まだ年末調整の電子化に踏み切れてない方いれば参考にしていただけると幸いです。

年末調整の電子化について

これまで書面のやりとりをしていた年末調整をデータで管理、やりとりできることにより電子化が進むようになりました。ペーパーレス化ができるようになり、コロナ禍での働き方や業務の進め方にはとてもフィットするようになりました。2020年より年末調整の電子化が解禁され、各種企業が電子化に取り組んでいます。

電子化のメリット

電子化になることでのメリットは、以下のようなものが代表としてあげられます。

・自動計算のため、計算ミスが軽減される
・控除証明が不要
・ペーパーレス化が進む

再度のチェックなどもなくなり、各段に業務がしやすくなることがメリットとして挙げられます。

電子化をするには

では、実際に電子化を進めるにはどのような手順が必要でしょうか。

① 承認申請書の提出
年末調整の電子化をするためには、税務署に事前に「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出し、所轄税務署長から承認をこれまでは受けていました。しかし、令和3年の税制改正で、令和3年4月1日以降に従業員から年末調整の書類をデータで受け取る場合、承認申請書の提出は不要となっています。

② 給与システムの改修
従業員から年末調整申告書データや控除証明書等データを受け取った後、給与システムで取り込む必要があります。給与システムはインポートに対応できているかは確認する必要があります。システム会社に、電子化を相談して機能を確認しておくとよいでしょう。

これらを進めることで、電子化の準備はできます。

従業員側が必要な対応とその方法とは?

年末調整の際に従業員は、控除証明書などのデータを習得してもらう必要があります。
これらについては、保険会社のHPからダウンロードをする方法、もしくはマイナポータルサイトで一括でダウンロードする方法があります。

従業員規模が大きいほど注意が必要

少ない人数しか従業員がいない場合は、そこまで大きな混乱はでない可能性がありますが、社員数が多くなればなるほど、電子化でデータを出してくれる従業員と、紙での提出になる従業員と混在し、スムーズにすべてを電子化するのは難しくなりかえって、混乱を招く恐れはあります。最初のうちは、混在することでかえってミスがでないように注意を払う必要があり、作業効率が落ちる印象は出るかもしれません。しかし、徐々に移行をしていくことで、最終的にすべての作業を電子化できれば非常に効率よく作業することができます。
年末調整の電子化については、社労士事務所や、使われてる給与ソフトの会社に一度問い合わせをしてみても良いかもしれません。

年末調整の電子化を検討するならお勧めのソフト

マネーフォワード、クラウド給与
https://biz.moneyforward.com/
扶養情報などを従業員自身が行うことにより、給与計算担当者が再入力する必要がなく、訂正の際の再提出もオンライン上ですべて完結します。また年税額計算も自動で行われるため、総務担当者のチェック作業を大幅に削減できます。

人事労務 free
https://www.freee.co.jp/
これまで無駄の多かった年末調整の作業をペーパーレスでステップに沿ってWeb上で入力し、クラウド上で内容確認することにより、自動で書類が作成できるほか、給与明細への反映も簡単です。さらにスマートフォンアプリと連携すれば外出先から
作業することもできます。

Smart HR
https://www.bing.com/newtabredir?url=https%3A%2F%2Fsmarthr.jp%2F

SmartHRは、年末調整のほか、入社手続きや雇用契約など、人事・労務にまつわる業務の効率化とペーパーレスで実現するクラウド人事労務ソフトです。

年末調整に関しては、3ステップで基本的な作業が完了します。これにより、書類の印刷や配布、従業員からの質問や進捗管理、データ化など、年末調整機能のよくある悩みを解消します。最近では、TVCMなども積極的に行っている注目の企業です。

セコムかんたん年末調整サービス
https://www.secomtrust.net/service/cloud/
セコムかんたん年末調整サービスは、セコムの人事・給与・労務管理サービスのひとつです。

セコムならではのセキュリティで個人情報を管理し、従来の申告書による運用に伴う印刷、仕分け・配布、確認・記入、提出、データ入力といった業務プロセスに関わる負担を削減することができます。また、共通のIDで「セコムあんしんエコ文書サービス」や「セコムあんしんマイナンバーサービス」など、人事部向けのサービスを利用することも可能です。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
最近のペーパーレス化の流れに伴い、とても大変だった年末調整の作業も近年、電子化が解禁され、効率よく作業を行うことが可能になりました。繁忙期に向けて、この機会に自社の電子化・効率化の見直しをしてみてはいかがでしょうか?

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