【研修・育成担当者必見!】リモート型研修を成功させる3つの方法〜準備編〜

皆様こんにちは。ジョブプロジェクト人材育成担当の近藤です。
本日は最近話題のZoomを使った研修の実施方法について、解説をしていきます。

第一回目は準備編ということで、Zoomを使ったリモートでの研修の際に気をつけたい事柄やよく起こるトラブル事項についてピックアップしました。自社での研修実施の際や、事前準備のチェック項目としてぜひご活用くださいね。

それでは、スタート!

リモート型研修を成功させる3つの方法〜準備編〜

①頻発!?音声トラブルによる中断
②ブレイクアウトルームを活用する場合は名前表記や事前登録でスムーズに!
③Zoom以外の連絡先を確保は必須!

①頻発!?音声トラブルによる中断

Zoomを使った研修をしていると、必ず起きるのが音声トラブルです。受講者が操作に慣れていなかったり、受講環境により発生したりするのですが、研修中にその場で対応して時間をロスしてしまったなんていう経験がある方も多いのでは。

そんな音声トラブルを回避するために、事前に受講者に連絡や環境を整えてもらう必要があります。

研修をスムーズに行うために、オススメしている方法をいくつか紹介していきます。

発言者以外は音声をミュートにする!

特に講師による講義中や解説中は、発言者以外は音声をミュートにするというのが鉄則です。(グループワークやグループディスカッション中は例外)

発言者以外が音声をONにしたままだと、雑音が入ったりマイクが生活音を拾ってしまったりして、集中力が遮られます。特に、オフィスで受講しているメンバーがいる場合は要注意。周りのメンバーの会話が入ってしまい、講師の声が聞き取りにくくなってしまいます。

なるべく、自宅や会議室などの静かな場所で受講をしてもらうのが良いのですが、スペースの関係上、どうしてもオフィスの自分のスペースで受講しなくてはいけないメンバーがいる場合は気をつけてあげてください。
また、オフィスで受講するメンバーはイヤホンやヘッドフォンの使用がベターです。パソコン内蔵のマイクやスピーカーにて受講しようとすると、同様に周りの声を拾ってしまい雑音で自分の声がかき消されてしまったりします。

本人がミュートを忘れてしまっている場合や、講師の解説に入る場合はZoomのホストが参加者の音声をミュートにすることができますので、個別にミュートにしたり「全員ミュート」などの方法で対応してあげてもいいかもしれませんね。

②ブレイクアウトルームを活用する場合は名前表記や事前登録でスムーズに!

Zoomを使った研修でも、グループワークやグループディスカションを取り入れたい企業様も多いかと思います。その際に、Zoomではブレイクアウトルームという機能を活用することになります。

ブレイクアウトルームとは、集合研修でいうところのグループ分けです。Aグループ、Bグループ、Cグループの4人ずつに分かれて議論して、意見をまとめるなどの際に活用します。

今までのリアル研修の場合は、机を寄せ合ってグループにするというのが一般的でしたが、Zoomの場合は隣のメンバーと話し合うということができないので、オンライン上で作った空間にてメンバーと話し合います。これをブレイクアウトルームと呼びます。

ブレイクアウトルームは事前にメンバーのグループ分けをしておいて、事前に設定をしておくという方法もありますし、研修が始まってからZoom上で手動で設定をするということも可能です。

1日の研修を通じてグループメンバーが固定されている時は事前に登録をしておくことをオススメします!

事前に研修当日のZoom URLを発行すると、Zoomのマイアカウントページ「ミーティング」から詳細設定をすることができるようになります。

ページの下部にある、ミーティングオプションの「ブレークアウトルーム事前割り当て」にチェックを入れると「ルームを作成」というテキストが表示されるのでクリックをします。

ここで表示された画面から、事前にブレイクアウトルームを設定することが出来るので、非常に便利です!研修当日にグループ分けのためアタフタするということを回避できます!

この時に大切なのが、ブレイクアウトルームの事前割り当ては「個人のメールアドレス」にて行うということです!受講者の皆様がZoomにID登録をしている「メールアドレス」を入力して設定をしていきます。

ですので、研修担当の方々は各個人のZoom登録のメールアドレスを把握している場合は不要ですが、個人でZoom登録をしている場合などは、事前に受講者からメールアドレス一覧をもらっておくのを忘れずに。

☆当日も慌てない!ブレイクアウトルーム作成の極意!
事前にブレイクアウトルームを設定していても、違うIDで参加してしまう方や、メールアドレスを間違って送ってきてしまう方がいらっしゃいます。その場合、グループ分けが反映されない状態が起きます。

この時は、当日にホストが手動で設定をしていくのですが、手元のグループ分けの資料と照らし合わせて確認をしていくというのが一苦労。

その際に、効果を発揮するのが「参加者名にグループ名」も入れてもらうことです。

例えば、Aグループの佐藤太郎さんがいたとすると、参加者名の表示を「Aグループ 佐藤太郎」としてもらうことで、当日のブレイクアウトルームの設定が格段に楽になります!


そのためには、参加者に事前に自分のグループを伝えておくことや、研修開始前に名前の設定変更を呼びかける「前説」(事前説明)がとても大事になってきます!

③Zoom以外の連絡先を確保は必須!

最後にお伝えしたいのは、Zoomでの研修実施中は必ずトラブルが起きるという気構えで、緊急時の連絡手段を事前に参加者にお伝えしておくことが必要です。

過去の弊社実施の研修で起こったZoom研修あるある

・自宅の回線速度が遅く、通信が切れてしまった。再度、Zoomに参加したい。
・Zoomへのログインの仕方が分からずに、研修開始時間にいない。
・休憩終了の時間を間違えて戻ってきていない。
・パソコン不調、音声トラブルのためZoom上ではコミュニケーションが取れない。

この場合は、Zoomを使ったコミュニケーションが受講者と取れない状態にあるので、チャットや電話などの別の通信手段で連絡を取る必要が出てきます。

弊社の場合は講師とは別のアシスタントスタッフがその役割を担っており、緊急の連絡先を事前にお伝えしておくのと、研修開始前にも受講者の皆様にご案内をしております。

まとめ

このように、リモートでの研修を実施する場合は担当者はZoomの操作方法も事前に把握しておく必要がありますので、事前リハーサルや通信環境の確認など、準備を徹底することで当日の受講者の満足度にも反映されていきます。

弊社ではZoomを使ったリモート研修の実施ノウハウがございますので、リモート研修の実施の仕方や自社での研修実施でお困りの場合は是非一度ご相談くださいませ!

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